Тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Само явление появилось сначала в бизнес-среде. Деловым людям требовалось решать много задач, некоторые были неприятными или скучными, постоянно откладывались на потом… Тогда и появился тайм-менеджмент, который совсем не ограничивается расписанием дел, как думают многие. Позже оказалось, что структурирование дел может быть полезным и для тех, кто занимается домашним хозяйством или работает в области искусства.

Мы часто тратим много времени на второстепенные задачи: задумчиво листаем ленту социальных сетей, откладываем на потом важные дела. Мы расскажем о приемах тайм-менеджмента, которые помогут вам находить время на семью и друзей после работы и научат грамотно распределять задачи.

Записывать задачи

Первое правило тайм-менеджмента — списки дел. Планирование — основа этой науки. Питер Ф. Друкер в своей книге «Эффективный управляющий» пишет:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…».

Все задачи надо записывать. При этом записывать их рекомендуется в четыре разных графы. Задачи бывают:

1) Важные и срочные.

2) Важные, но не срочные.

3) Срочные, но неважные.

4) Неважные и не срочные.

Приоритет, разумеется, отдается задачам из колонки 1, следом идет колонка 3, потом колонка 2 и колонка 4. При этом делам из колонки 4 важно поставить дедлайн, чтобы они не переносились из года в год, как в анекдоте «я уже сказал, что прикручу лампочку в коридоре, не надо напоминать каждый месяц».

Правило 1-3-5

Ресурсы человека не бесконечны, поэтому в день основатели принципов тайм-менеджмента рекомендуют делать одну большую задачу, три средних и пять мелких дел. Всего девять дел, не планируйте больше. «Как не планировать, если от меня ждут еще двадцать пять дел?» — Спросите вы. Переходим к следующему пункту.

Учитесь говорить «нет»

Существуют приоритетные жизненные «проекты». Приоритет этих «проектов» выставляет сам человек. Работа, семья, любимое увлечение, занятие благотворительностью. Наша жизнь состоит из ведения этих «проектов» и семья всегда находится в приоритете, потому что нет ничего ценнее любви близких. Учитесь говорить «нет» тем задачам, которые находятся на нижней ступени этой пирамиды. Вы выбираете, в первую очередь, дела самых важных и ценных для вас проектов.

Правило трех

Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год» тоже предлагает математическое правило тайм-менеджмента. Оно немного отличается от системы 1-3-5. По мнению автора вам стоит составить список всех дел. Пусть их будет 10. Каждый день вы будете выбирать по три важных дела. В первый день — три самые важные задачи, во второй — три самые важные из оставшихся. Таким образом за 3-4 дня вы сделаете все, что запланировали. Это поможет вам не распылять внимание на все пункты, хватаясь то за одно, то за другое.

Только немножко

Если у вас есть объемная задача, которая кажется непосильной и просто невыносимой, разбейте ее на несколько маленьких задач. Побудьте собственным психологом и скажите «я поработаю только немножко. Посижу 10 минут, потом отдохну, выпью чай и продолжу». Заставить себя поработать 10 минут проще, чем смириться с мыслью, что вам придется трудиться над чем-то скучным и трудным целую неделю. Скорее всего, вы и так делаете небольшие перерывы, но озвучить их мысленно — значит, помочь себе решится начать трудное дело.

Съесть лягушку

Метод «поедания лягушки» заключается в том, чтобы прямо с утра, в первую очередь, сделать самое неприятное дело. Все, что вам не составит большого труда или вызывает энтузиазм лучше оставить на потом. Не откладывайте самое тяжелое. Наоборот, начните именно с этого. Иначе это дело будет тяготить вас на протяжение всего дня, и вы не сможете сосредоточиться на других задачах, а сил на него вечером уже не останется.

GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Вот ее основные постулаты:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Хобби», «Покупки», «Ремонт» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычеркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда все распланировано, приступайте к исполнению. Легкие и быстрые задачи решайте сразу же. Те, что вызывают затруднение, постарайтесь делегировать, далее приступайте к сложным длительным задачам.

Канбан

Канбан — метод, который придумал очень организованный народ. Японцы обычно вешают доску со стикерами, которая разделена на три столбца:

1. Надо сделать.
2. Делаю.
3. Сделано.

Постепенно вы перемещаете стикеры пока все задачи не будут выполнены.

Метод 4D

Автор этого метода — Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Он придумал свой принцип тайм-менеджмента для людей, которые приходят в ужас от своих задач. Для кого-то это — ремонт или покупка мебели, для кого-то составление отчета по работе…

Эдвард Рэй предлагает запомнить четыре важных слова:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить ее сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему или найдите человека, обладающего нужными компетенциями.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Откажите вежливо, но решительно.
• Delay (отложить) — когда задача слишком объемная или не требует немедленного исполнения, ее можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей четкие сроки, когда она точно будет выполнена.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

Хронометраж

Возьмите один свой обычный день, когда вы не стремитесь к особой продуктивности и запишите с точностью до минуты, сколько времени вы потратили на те или иные дела. Если выясниться, что в течение рабочего дня вы 6 часов просматривали соцсети, час пили кофе и лишь сорок минут работали, неудивительно, что дела копятся к концу месяца. Это поможет вам определить, на что уходят драгоценные минуты, которые могли быть потрачены на общение с семьей, хобби или приятную прогулку.

Помните о том, что тайм-менеджмент — ваш друг. Эта система была придумана для того, чтобы облегчить жизнь людей, тонущих в потоке ежедневных дел. Тайм-менеджмент не должен становиться невротизирующим фактором. Не стоит сильно корить себя, если сегодня вы чего-то не успели. Не человек для тайм-менеджмента, а тайм-менеджмент для человека.

• Выгорание — наш друг
• «Мы входим в зону риска». Людмила Петрановская — о том, как пережить самый сложный период самоизоляции